Software ERP para empresas de mantenimiento industrial

“El cliente lo autorizó por teléfono” puede resolver la necesidad inmediata, pero después es necesario localizar qué se autorizó, cuándo ocurrió y con qué información.

En Evidence puedes registrar una requisición o solicitud, conservar sus datos y convertirla en una orden una vez autorizada. Operaciones y administración pueden consultar el origen del trabajo y la información documentada antes de comenzar la ejecución.

Las llamadas o los chats pueden seguir formando parte del trabajo diario. El registro en Evidence ayuda a que la orden no dependa únicamente de lo que una persona recuerda o de un mensaje difícil de recuperar.

Consulta qué servicio está programado, quién lo atiende, qué fecha tiene asignada y en qué estatus se encuentra. Los calendarios generales y personales permiten compartir la programación entre quienes coordinan y quienes ejecutan los trabajos.

Cada orden concentra responsables, fechas, avance, documentos y datos del servicio. Esto permite consultar la programación existente antes de realizar cambios o asignar nuevos trabajos.

Las pólizas, contratos y visitas periódicas requieren fechas, responsables y seguimiento. Evidence permite programar órdenes recurrentes y consultar su avance junto con los demás servicios.

Cuando se utiliza una refacción, administración necesita identificar a qué orden o proyecto corresponde. De otro modo, el material puede quedar separado del trabajo que lo consumió.

Evidence permite solicitar materiales, relacionarlos con un proyecto o servicio y registrar los gastos asociados. El flujo específico debe revisarse según la operación de cada empresa.

WhatsApp puede seguir utilizándose para avisos inmediatos. El problema aparece cuando una fotografía queda únicamente en el chat y después no puede localizarse dentro del expediente del cliente.

En Evidence puedes registrar evidencia fotográfica del antes y después, incorporar documentos, recabar la firma del técnico y del cliente, y generar certificados de servicio en PDF cuando el trabajo lo requiera.

Las fotografías, firmas y documentos quedan relacionados con la información de la orden que los originó.

El total del mes no siempre explica qué ocurrió en cada trabajo. Una orden puede requerir más materiales, gastos o compras que otra similar, y esa diferencia puede perderse cuando solo se revisa el resultado acumulado.

Evidence permite consultar el precio, costo, gastos registrados y utilidad por servicio u orden, con base en la información capturada. Dirección, operaciones y administración pueden revisar cada trabajo antes del cierre del periodo.

Antes de preparar la facturación, administración necesita saber qué órdenes terminaron, a qué cliente corresponden y qué documentos respaldan el trabajo.

Evidence relaciona la información operativa con el cierre administrativo. Cuando existen varios servicios o cortes por periodo, las órdenes de un mismo cliente pueden agruparse para continuar con el proceso de facturación.

De esta manera, administración puede consultar la información relacionada con cada servicio sin tener que reconstruirla únicamente a partir de mensajes, fotografías y archivos separados.

Un servicio preventivo no requiere necesariamente los mismos datos que uno correctivo. Una instalación, inspección o reparación también puede necesitar formatos y documentos diferentes.

Evidence permite configurar campos, formularios, secciones, correos y documentos según el tipo de servicio.

Durante la demostración se puede revisar qué información necesita capturar tu empresa y qué documentos requiere para cada tipo de trabajo.