L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Balance de vérification avec analyse par centre de coûts
La balance de vérification regroupe les soldes initiaux, les mouvements et les soldes finaux des comptes. Elle sert à vérifier la cohérence comptable et fait partie des fichiers prévus pour l’envoi périodique de la comptabilité électronique des contribuables assujettis.
Quels problèmes résout-elle ?
- Détecter les incohérences avant qu’elles n’atteignent les rapports finaux.
- Analyser les soldes par succursale, service ou centre de coûts.
- Obtenir les comptes et les soldes dans un seul fichier.
- Maintenir la cohérence entre les comptes de la balance et le plan comptable déclaré auparavant.
Que fait la Balance de vérification dans Evidence ERP ?
| Capacité | Application opérationnelle |
|---|---|
| Soldes initiaux | Affiche la position avec laquelle chaque compte commence la période. |
| Mouvements | Inclut les mouvements enregistrés pendant la période. |
| Soldes finaux | Présente le résultat final par compte. |
| Exportation groupée | Permet d’obtenir tous les comptes avec leurs soldes dans un seul fichier. |
| Filtres analytiques | Filtre par segment d’activité, service ou centre de coûts. |
| Validation des comptes | Valide les comptes par rapport au plan comptable envoyé. |
Comment lire les débits, les crédits et le solde dans une balance
Une balance de vérification résume le comportement de chaque compte pendant une période. Le solde initial montre comment le compte commence ; les débits et crédits regroupent les mouvements enregistrés dans la période ; et le solde final montre la position résultante à la fin de cette période.
| Compte | Solde initial | Débits | Crédits | Solde final |
|---|---|---|---|---|
| 102.01 Banques | $50,000 | $25,000 | $18,000 | $57,000 |
| 105.01 Clients | $80,000 | $40,000 | $35,000 | $85,000 |
| 601.01 Frais administratifs | $12,000 | $8,500 | $500 | $20,000 |
Exemple illustratif : les montants montrent une lecture simplifiée pour des comptes à solde débiteur. Pour les comptes de nature créditrice, l’interprétation du solde doit tenir compte de leur nature comptable. Le tableau explique la logique de lecture ; il ne représente pas les données réelles d’une entreprise.
Arrêtés par période et vérifications avant d’interpréter la balance
Un arrêté par période consiste à consulter la balance dans l’intervalle comptable choisi, par exemple un mois. Le solde initial correspond au point de départ du compte ; les mouvements de la période regroupent les débits et crédits enregistrés ; et le solde final reflète le résultat à la fin de cet arrêté. Cette explication décrit comment lire le rapport et n’implique pas une fonction supplémentaire de clôture automatique des périodes.
- Confirmer que les comptes de la balance correspondent au plan comptable préalablement structuré.
- Vérifier que le solde initial est cohérent avec la clôture de la période précédente avant d’analyser les variations.
- Valider les débits, crédits et solde final dans la même période pour éviter de mélanger des mouvements de périodes différentes.
- Appliquer de façon cohérente les filtres par segment, service ou centre de coûts lorsqu’on analyse une partie de l’activité.
- Examiner les écarts avant d’utiliser l’information comme base des rapports finaux ou du flux de comptabilité électronique.
Lien avec le processus comptable
| Élément | Ce qu’il représente | Usage principal |
|---|---|---|
| Plan comptable | Définit la structure et le code de regroupement des comptes. | Base de l’organisation comptable. |
| Balance de vérification | Soldes initiaux, mouvements et soldes finaux. | Revue de la période et fichier périodique pour la comptabilité électronique. |
| États financiers | Transforment les soldes comptables en rapports de situation et de performance. | Analyse financière et de direction. |
Flux de travail suggéré
-
Enregistrez les piècesLes opérations alimentent les mouvements comptables.
-
Vérifiez le plan comptableConfirmez que les comptes sont correctement structurés.
-
Générez la balanceObtenez les soldes initiaux, les mouvements et les soldes finaux.
-
FiltrezAnalysez par succursale, segment, service ou centre de coûts le cas échéant.
-
Examinez les écartsDétectez les incohérences avant d’émettre les rapports finaux.
-
Préparez l’envoiGénérez le fichier selon le flux de comptabilité électronique le cas échéant.
Exemple pratique
La direction financière constate que le résultat d’une unité d’activité ne correspond pas à ce qui était attendu. Au lieu d’exporter toute la comptabilité, elle génère la balance et filtre par le centre de coûts concerné pour examiner les soldes et les mouvements de la période avant la clôture.
Intégration
- Plan comptable
- Balance de vérification
- Pièces comptables
- Comptabilité électronique
Plan comptable: structure les comptes qui apparaissent ensuite dans la balance.
Pièces comptables: expliquent l’origine des mouvements qui se reflètent en débits et crédits.
Comptabilité électronique: élargit le contexte du flux de préparation et d’envoi le cas échéant.
Pour quelles entreprises est-elle particulièrement utile ?
- Contribuables tenus de présenter une balance de vérification.
- Organisations qui ont besoin d’une analyse par succursale, service, projet ou centre de coûts.
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Questions fréquentes
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